Die E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, der so aufgebaut ist, dass er elektronisch verarbeitet werden kann – zum Beispiel von einer Buchhaltungssoftware oder dem Finanzamt.
Ab dem 1. Januar 2025 musst du als Unternehmer:in in Deutschland E-Rechnungen empfangen und speichern können – ganz egal, ob du zur Umsatzsteuerpflicht gehörst oder als Kleinunternehmer:in unterwegs bist.
Vielleicht hast du schon davon gehört – aber bist noch nicht in die Umsetzung gekommen. Vielleicht dachtest du, das betrifft nur „die Großen“.
Doch Fakt ist: Die neue E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmer:innen, auch wenn du Rechnungen noch mit Excel oder Word schreibst und deine Buchhaltung manuell erledigst.
Das heißt: Wenn dein erster Geschäftskunde dir ab 2025 eine sogenannte XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument schickt, musst du vorbereitet sein. Denn ein einfaches PDF per E-Mail reicht dann oft nicht mehr.
Was du brauchst, wie du E-Rechnungen empfangen und lesen kannst, und wie helloCash dich dabei unterstützt – all das erfährst du in diesem Artikel.
Verständlich, praxisnah und auf Basis der offiziellen Vorgaben vom Bundesfinanzministerium.
Klingt gut? Dann lass uns loslegen. In den nächsten 5 Minuten lernst du alles zum Thema E-Rechnung empfangen und lesen.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Der Begriff „E-Rechnung“ wird oft falsch verstanden. Viele denken dabei an eine PDF per E-Mail – doch aus Sicht des Gesetzgebers ist das keine gültige elektronische Rechnung mehr, zumindest nicht ab 2025.
Was zählt als echte E-Rechnung?
Laut dem Bundesfinanzministerium (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Abschnitt I.2) ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die:
- in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wird,
- elektronisch übermittelt und
- elektronisch empfangen und verarbeitet werden kann.
Das bedeutet: Die Rechnung besteht nicht aus Text oder Grafik, sondern aus maschinell lesbaren Daten, die z. B. automatisch in eine Buchhaltungssoftware übernommen werden können – ohne manuelles Abtippen.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Im deutschen B2B-Umfeld (Business-to-business) sind derzeit zwei Formate anerkannt (BMF-Schreiben, Abschnitt I.4):
- XRechnung – ein reines XML-Dokument, technisch und nur maschinell lesbar
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein sogenanntes Hybrid-Format: PDF + strukturierte XML-Daten
helloCash setzt bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht auf das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 – ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl ein PDF für die visuelle Darstellung als auch strukturierte XML-Daten zur elektronischen Verarbeitung enthält.
Warum reicht PDF nicht mehr aus?
Ein PDF sieht aus wie eine Rechnung – ist aber nicht strukturiert. Du oder dein Steuerberater müssen sie händisch weiterverarbeiten. Genau das soll künftig vermieden werden.
Ziel: Mehr Automatisierung, weniger Fehler, höhere Transparenz im Umsatzsteuer-System.Kurz gesagt: PDF ist keine E-Rechnung. Nur strukturierte Datensätze wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten ab 2025 als konform.
Pflicht zur E-Rechnung: Wer muss empfangen – und ab wann?
Ob du Rechnungen manuell verwaltest oder bereits mit digitalen Tools arbeitest: Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Anforderung für alle Unternehmer:innen – unabhängig von Größe, Branche oder Umsatz:
Du musst E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Das betrifft dich auch, wenn du:
- unter die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fällst
- ausschließlich mit Privatkunden (B2C) arbeitest
- oder bisher nur klassische PDF-Rechnungen nutzt
Laut Abschnitt II.2 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 müssen ab 2025 alle Unternehmer:innen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format) zu empfangen, zu speichern und gegebenenfalls weiterzuverarbeiten.
PDFs allein reichen nicht mehr aus, wenn dein Geschäftspartner dir eine echte E-Rechnung schickt.
Wichtig für deine Planung:
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmer:innen im B2B-Bereich E-Rechnungen im strukturierten Format nicht nur empfangen, sondern auch ausstellen – das gilt auch für dich, wenn du dann mit Geschäftskunden arbeitest.
Die gute Nachricht: Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto gilt weiterhin die klassische Regelung. Solche Belege darfst du auch nach 2025 ganz normal als PDF oder in Papierform erhalten.
E-Rechnung empfangen: Was du ab dem 01.01.2025 brauchst
Auch wenn du als Kleinunternehmer:in oder Selbstständige:r bisher nichts mit XRechnung oder ZUGFeRD zu tun hattest – ab dem 1. Januar 2025 bist du gesetzlich verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können.
Diese Pflicht betrifft alle Unternehmer:innen – unabhängig von Umsatz, Branche oder Rechtsform.
Was bedeutet „empfangen können“ konkret?
Du musst in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen, zu öffnen und sicher zu speichern. Dabei geht es nicht um komplizierte Technik – aber um ein paar wichtige Grundlagen:
- Eine gültige E-Mail-Adresse oder digitale Schnittstelle: Deine Geschäftspartner:innen müssen dir strukturierte Rechnungsdateien zusenden können. Eine zentrale E-Mail-Adresse wie rechnungen@deinladen.de reicht in vielen Fällen aus.
- Archivierung & Zugriff: Du musst die Rechnung revisionssicher archivieren – also so, dass sie vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar ist. Das geht lokal (auf deinem Rechner), über eine Cloud oder über deine Kassensoftware.
- Verständnis für das Format: Du solltest erkennen können, ob es sich bei einem Anhang um eine strukturierte E-Rechnung handelt (Dateiendung .xml oder .zugferd). Falls nötig, kannst du sie weitergeben – z. B. an deine:n Steuerberater:in.
Gute Nachricht: Kleinbetragsrechnungen bleiben außen vor
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag unter 250 Euro (inkl. USt) gelten laut §33 UStDV als Kleinbetragsrechnungen. Für sie ist auch nach 2025 ein PDF oder Papierdokument zulässig.
Diese Ausnahme gilt z. B. für typische Bons oder einfache Verkaufsbelege – etwa im Einzelhandel oder bei Dienstleister:innen.
helloCash hilft bei der Verwaltung deiner Eingangsrechnungen
Mit helloCash kannst du deine eigenen Ausgangsrechnungen GoBD-konform erstellen und archivieren – und behältst gleichzeitig den Überblick über deine Eingangsrechnungen.
Ganz wichtig: Mit einer smarten Kassensoftware erfüllst du die Anforderungen des Finanzamts – ohne deine Abläufe komplett umstellen zu müssen.
Als Preis-Leistungs-Sieger mit 93 % Kundenzufriedenheit profitierst du nicht nur von genialen Funktionen, sondern auch von einem kompetenten Kundensupport.
E-Rechnung lesen: So öffnest du strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD
Sobald du eine E-Rechnung per E-Mail erhältst – etwa als .xml-Datei oder im ZUGFeRD-Format – stellt sich die Frage: Wie kann ich das eigentlich lesen?
Keine Sorge: Du musst keine IT-Expert:in sein, um mit strukturierten Rechnungen umgehen zu können. Aber du solltest wissen, was dich erwartet – und welche Tools dir das Leben leichter machen.
XRechnung: Rein maschinenlesbar
Wenn du eine E-Rechnung im XRechnungs-Format bekommst, sieht das auf den ersten Blick vielleicht seltsam aus. Denn:
- Die Datei ist rein technisch aufgebaut
- Sie enthält nur strukturierte XML-Daten, die von Maschinen (nicht Menschen) verarbeitet werden
- Sie lässt sich nicht wie ein normales PDF öffnen
Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) beschreibt die XRechnung folgendermaßen:
„Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der Rechnung um einen strukturierten Datensatz (in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können). Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal ist.“
Was tun? Du kannst die Datei mit einem kostenlosen Viewer öffnen – etwa mit dem Webtool von Elster (kostenfrei vom Staat zur Verfügung gestellt).
Oder du lädst die Rechnungen ganz einfach via Drag & Drop in die helloCash Software hoch.
ZUGFeRD: Technisch & lesbar in einem
Anders ist es beim ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1):
- Hier erhältst du ein PDF-Dokument, das du wie gewohnt ansehen und drucken kannst
- Im Hintergrund liegt die strukturierte XML-Datei eingebettet – ideal für automatisierte Buchhaltungsprozesse
- Das Format ist besonders nutzerfreundlich und eignet sich auch für kleinere Betriebe und Selbstständige
helloCash unterstützt ab 2025 die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
Damit kannst du selbst konforme E-Rechnungen verschicken – aber auch eingehende ZUGFeRD-Dateien besser zuordnen und archivieren.
Praxis-Tipp: So erkennst du eine echte E-Rechnung
- Endung .xml oder .xrechnung → meist XRechnung
- PDF mit eingebetteter XML-Datei → meist ZUGFeRD
- In Zweifelsfällen: Datei einfach speichern und an die Steuerberatung weiterleiten
E-Rechnung empfangen und lesen: Wichtige Fragen und Antworten aus der Praxis
Viele Selbstständige und Kleinunternehmer:innen sind unsicher, was die E-Rechnung in der Praxis für sie bedeutet. Hier findest du die häufigsten Fragen – kurz, klar und basierend auf dem offiziellen BMF-Schreiben vom 15.10.2024.
Wie kann ich eine E-Rechnung lesen und empfangen?
Du brauchst keine spezielle Software. Eine gültige E-Mail-Adresse genügt, um E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen.
Wichtig ist jedoch: Du musst die Dateien speichern und bei Bedarf weiterleiten oder verarbeiten können.
Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu lesen?
- XRechnung: Nur maschinell lesbar. Du kannst sie mit einem XML-Viewer anzeigen oder an deine Steuerberatung weiterleiten. Bei helloCash findest ein professionelles Tool zum Einlesen.
- ZUGFeRD: Enthält ein lesbares PDF und strukturierte Daten im Hintergrund. Diese kannst du wie gewohnt öffnen und gleichzeitig zur automatischen Buchhaltung nutzen. helloCash unterstützt ZUGFeRD ab 2025 als Standardformat.
Ist PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei allein erfüllt nicht die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung nach § 14 UStG. Nur maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten ab 2025 als gültige E-Rechnungen.
Muss ich E-Rechnungen archivieren?
Ja. Alle empfangenen E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden – das bedeutet: vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar.
Ob lokal oder in der Cloud ist dabei dir überlassen. helloCash unterstützt bereits zahlreiche Unternehmen bei der Belegorganisation.
Kann ich als Kleinunternehmer:in einfach PDF nutzen?
Beim Versand: Ja – solange du unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällst, musst du keine E-Rechnung ausstellen (BMF-Schreiben, Abschnitt II.3).
Aus Erfahrung können wir aber sagen: Kleinunternehmer:innen sollten frühzeitig solide Geschäftsprozesse entwickeln, um das Unternehmenswachstum langfristig zu sichern.
Beim Empfang: Nein – du musst strukturierte Rechnungen ab 2025 annehmen und speichern können.
Wenn du deine internen Abläufe clever automatisieren möchtest und gleichzeitig finanzamtkonform arbeiten willst, bietet sich ein flexibles, kostengünstiges Kassensystem an.
E-Rechnung empfangen und lesen: Kein Stress – aber Handlungsbedarf
E-Rechnung empfangen und lesen? Klingt im ersten Moment kompliziert – ist in Wahrheit aber halb so wild, wenn du gut vorbereitet bist.
Ab dem 1. Januar 2025 musst du als Unternehmer:in in Deutschland in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen, zu lesen und sicher zu speichern. Das gilt unabhängig davon, ob du zur Umsatzsteuerpflicht gehörst oder nicht.
PDFs allein reichen künftig nicht mehr aus – gesetzlich zulässig sind nur noch XRechnungen oder das hybride ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1).
Die gute Nachricht: Du brauchst kein großes IT-Setup, sondern nur eine E-Mail-Adresse, etwas Organisationsstruktur – und im besten Fall ein digitales System, das dich unterstützt.
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Hinweis:
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Für verbindliche Auskünfte zu deiner konkreten steuerlichen Situation wende dich bitte an eine:n Steuerberater:in oder das zuständige Finanzamt.