Was ist eine E-Rechnung – und warum wird sie in Deutschland zur Pflicht?
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Rechnung im strukturierten Datenformat. Sie wird so aufgebaut, dass sie automatisch elektronisch verarbeitet werden kann. Statt manuellem Abtippen oder Scannen können Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungsprogramme übernommen werden. Fehlerfrei, zeitsparend und transparent.
Genau deshalb verpflichtet die EU Kleinunternehmer:innen schrittweise zur E-Rechnung: Mit der Einführung der E-Rechnung wird Steuerbetrug bekämpft, Bürokratie abgebaut und die Digitalisierung vorangetrieben.
In Deutschland wird die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend – auch für Kleinunternehmer:innen beim Rechnungsempfang.
Wichtig: Ab 2028 sind dann alle deutschen Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen an inländische Geschäftskunden auszustellen – ohne Rücksicht auf die Umsatzhöhe.
Bin ich als Kleinunternehmer:in von der E-Rechnung betroffen – und ab wann?
Auch wenn du als Kleinunternehmer:in aktuell keine Umsatzsteuer ausweist und deine Rechnungen vielleicht meist an Privatkund:innen gehen, betrifft dich die neue E-Rechnungspflicht – zumindest teilweise.
Laut dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024:
- Ab dem 01.01.2025 musst du in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD 2.0.1) zu empfangen und aufzubewahren – das gilt für alle Unternehmer:innen mit Sitz in Deutschland, auch ohne USt-Ausweis (Abschnitt II.2).
- Beim Ausstellen von E-Rechnungen gilt: Als Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG bist du von der Pflicht bis auf Weiteres befreit (Abschnitt II.3).
- Ab dem 01.01.2028 endet diese Ausnahmeregelung. Dann müssen alle Rechnungen im B2B-Bereich als E-Rechnungen im strukturierten Format erstellt werden – auch von Kleinunternehmer:innen, sofern die Rechnung 250 € übersteigt (Abschnitt III.3).
Ausnahme: Rechnungen unter 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV) dürfen weiterhin als PDF oder Papierbeleg verschickt und empfangen werden – dauerhaft (BMF, Abschnitt II.4).
Wie es ab 2025 für Kleinunternehmer:innen aussieht
2025 ist im vollen Gange und mit ihm eine Änderung, die viele Selbstständige und Kleinunternehmer:innen nervös macht: die Einführung der E-Rechnung als Pflicht für Kleinunternehmer:innen in Deutschland.
Vielleicht hast du schon davon gehört, vielleicht schiebst du das Thema noch vor dir her. Kein Wunder – schließlich ist der Gesetzestext schwer verständlich, die Infos widersprüchlich und die Umsetzung irgendwie… technisch. Und dann heißt es auch noch überall: „Kleinunternehmer:innen sind ausgenommen.“ Aber was heißt das genau?
Die Wahrheit ist: Auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist und weiterhin Papierrechnungen schreiben darfst – komplett raushalten kannst du dich nicht.
Denn ab dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch als Kleinunternehmer:in. Und spätestens wenn dein erster Geschäftskunde mit XRechnung um die Ecke kommt, ist Schluss mit PDF und Word-Vorlage.
Also? Was gilt ab 2025 gesetzlich? Was musst du du als Kleinunternehmer:in beachten? Wie sprast du dir durch die richtige Vorbereitung Zeit, Geld und Stress? Und wie unterstützt dich helloCash ohne Bürokratie-Chaos?
Wir haben uns das 18-seitige Schreiben des Bundesministerium der Finanzen im Detail angeschaut und alle neuen Regularien einfach für dich zusammengefasst.
Vorab: Nicht jede Rechnung muss ab sofort digitalisiert werden. Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto bleibt weiterhin alles wie gehabt – eine Rechnung per PDF oder auf Papier ist völlig ausreichend (§ 33 UStDV in Verbindung mit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Abschnitt II.4).
Lass uns Klarheit schaffen und dich fürs Thema E-Rechnung fit machen. Geht schnell – versprochen.
Gesetzliche Grundlage einfach erklärt: Was ab 2025 wirklich gilt
Mit dem Wachstumschancengesetz hat das Bundesfinanzministerium die Regeln zur Rechnungsstellung in Deutschland grundlegend überarbeitet. Im Fokus: die Einführung der E-Rechnungspflicht für Geschäfte zwischen Unternehmer:innen – also B2B-Umsätze – ab dem 1. Januar 2025.
Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei. Sie ist ein strukturierter Datensatz, der elektronisch ausgelesen und automatisch verarbeitet werden kann. Typische Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Nur diese gelten rechtlich als echte E-Rechnungen.
E-Rechnung in Deutschland: Was gilt für Kleinunternehmer:innen?
1. Ausstellungspflicht:
Kleinunternehmer:innen sind laut §14 UStG nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen.
Du darfst also auch weiterhin:
- Papierrechnungen schreiben
- PDFs per Mail versenden
- mit Excel oder Kassensystemen arbeiten
Wichtig: Diese Regelung gilt, solange du dich nicht freiwillig für die Umsatzsteuer entscheidest. Außerdem musst du bei Rechnungen immer gewisse Richtlinien einhalten (Stichwort GoBD).
2. Empfangspflicht:
Trotzdem musst du ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – auch als Kleinunternehmer:in.
Das bedeutet: Wenn dir eine Kundin oder ein Geschäftspartner eine XRechnung schickt, musst du diese annehmen und sicher speichern können.
3. Sonderregelung: Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen unter 250 Euro (inkl. USt) dürfen weiterhin als normale PDF oder Papier-Rechnungen übermittelt werden. Diese Ausnahme gilt auch über 2025 hinaus.
Warum das Gesetz eingeführt wurde
Die Pflicht zur E-Rechnung ist Teil der digitalen Steuerstrategie des Bundes. Ziel ist es,
- Umsatzsteuerbetrug einzudämmen,
- Bürokratie zu reduzieren und
- digitale Prozesse in der Wirtschaft zu stärken.
Also?
Auch wenn du keine E-Rechnungen erstellen musst, solltest du dich jetzt darum kümmern, E-Rechnungen empfangen und sicher speichern zu können. Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, was das in der Praxis konkret bedeutet – und wie du dich einfach vorbereitest.
E-Rechnung Empfangspflicht: Darum betrifft dich das als Kleinunternehmer:in trotzdem
Viele Kleinunternehmer:innen denken beim Thema E-Rechnung: „Mich betrifft das nicht – ich schreibe ja keine Rechnungen mit Umsatzsteuer.“ Doch genau hier liegt das Missverständnis.
Auch wenn du selbst keine E-Rechnungen verschickst, musst du ab 2025 in der Lage sein, sie zu empfangen und zu verarbeiten.
Was heißt „E-Rechnung empfangen“ konkret?
Ab dem 1. Januar 2025 bist du verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen – auch als Kleinunternehmer:in. Dabei geht es nicht um klassische PDFs, sondern um strukturierte Formate wie zum Beispiel:
- XRechnung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1
Über diese Formate berichtet das Bundesamt der Finanzen in Abschnitt 2.3 ihres Schreibens vom 15. Oktober 2024.
Solche Rechnungen enthalten alle Daten maschinenlesbar – also nicht als Bild oder Fließtext, sondern als Datensatz. Sie können automatisch in Buchhaltungsprogramme eingelesen werden. Ein PDF oder eine Papierrechnung reicht ab 2025 nicht mehr aus, wenn du eine E-Rechnung bekommen sollst.
Welche technischen Voraussetzungen brauchst du?
Die gute Nachricht: Du brauchst kein teures Spezialprogramm. Aber du musst:
- eine gültige E-Mail-Adresse oder Schnittstelle zur Verfügung stellen, an die E-Rechnungen geschickt werden können
- die Daten sicher speichern – z. B. auf deinem Rechner oder in der Cloud
- idealerweise ein Kassensystem nutzen, mit dem du Rechnungen auch lesen und zuordnen kannst
Was passiert, wenn du nicht vorbereitet bist?
Wenn du keine E-Rechnung empfangen kannst, kann es im Alltag schnell zu Problemen kommen:
- Zahlungsverzögerungen (weil du keine gültige Rechnung erhältst)
- verwirrte Rückfragen von Geschäftspartnern
- im schlimmsten Fall: steuerlich nicht anerkannte Eingangsrechnungen
Gerade für Selbstständige, die z. B. mit Agenturen, öffentlichen Stellen oder größeren Firmen zusammenarbeiten, ist die technische Vorbereitung ab 2025 Pflicht.
helloCash als moderne Lösung für Kleinunternehmer:innen
Als Preis-Leistungs-Sieger mit 93 % Kundenzufriedenheit und einer der führenden Anbieter für digitale Kassensysteme im DACH-Raum bereitet sich helloCash gezielt auf neue Anforderungen vor. Auch für die E-Rechnung haben wir bereits 2024 Vorbereitungen getroffen.
Bereits jetzt ermöglicht helloCash die Erstellung von GoBD-konformen Rechnungen, die übersichtlich gespeichert, verwaltet und archiviert werden können – perfekt für Kleinunternehmer:innen, die ihre Buchhaltung einfach und überschaubar halten wollen.
Zusätzlich hat helloCash rechtzeitig zum gesetzlichen Stichtag eine E-Rechnungsfunktion im ZUGFeRD-Format integriert. Dieses Format kombiniert ein klassisch lesbares PDF mit den notwendigen strukturierten XML-Daten – so können Rechnungen künftig finanzamtkonform erstellt und digital übermittelt werden.Die E-Rechnung wird dabei direkt im Kassensystem erzeugt – ohne komplizierte Technik, ohne Zusatzsoftware.
Alle strukturellen Vorgaben werden im Hintergrund erfüllt – du arbeitest wie gewohnt, während das System die formalen Anforderungen automatisch umsetzt.
E-Rechnung in der Praxis: So bereitest du dich richtig vor
Die gute Nachricht zuerst: Du brauchst kein aufwändiges Setup und kein IT-Wissen, um als Kleinunternehmer:in auf die neue E-Rechnung vorbereitet zu sein. Die meisten Schritte sind einfach – wenn du weißt, worauf es ankommt. Hier ist ein Überblick, was du jetzt tun kannst:
1. Eigene Rechnungen: Weiterhin PDF oder Papier erlaubt
Wenn du Kleinunternehmer:in bist und keine Umsatzsteuer ausweist, darfst du auch nach dem 1. Januar 2025 deine Rechnungen wie bisher schreiben – als PDF, in Papierform oder direkt über ein Kassensystem wie helloCash.
Du bist nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken. Trotzdem lohnt es sich, über eine digitale Lösung nachzudenken – nicht nur wegen der Übersicht, sondern auch für spätere Entwicklungen und damit du die Anforderungen der Finanzbehörden erfüllst.
2. E-Rechnungen empfangen können
Für dich als Kleinunternehmer:in gilt: Du musst E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Das bedeutet:
- Richte eine E-Mail-Adresse ein, über die du strukturierte Rechnungen (z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format) empfangen kannst.
- Speichere diese Rechnungen übersichtlich und revisionssicher – etwa auf deinem Rechner oder in einem Cloud-Ordner.
- Behalte im Blick, ob du eventuell zusätzliche Tools brauchst, um Rechnungsdateien im XML-Format zu öffnen oder weiterzugeben (z. B. für den Steuerberater).
3. Rechnungsdaten korrekt verwalten
Egal ob du selbst eine Rechnung verschickst oder eine empfängst: Die Daten müssen vollständig sein. Dazu gehören z. B.:
- vollständiger Name und Adresse von Rechnungsaussteller:in und -empfänger:in
- Rechnungsnummer und -datum
- Leistungsbeschreibung
- Brutto-/Nettobetrag (auch bei Kleinunternehmer:innen ohne USt.)
helloCash hilft dir dabei, alle Pflichtfelder korrekt auszufüllen und deine Rechnungen ordnungsgemäß zu speichern – so kannst du sicher sein, dass alles stimmt, auch wenn du weiterhin mit PDFs arbeitest. Klingt gut?
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4. Umstieg auf E-Rechnung mit helloCash
Warum aufschieben, wenn es auch einfach geht? Wenn du von Anfang an vorbereitet sein willst, kannst du bereits jetzt auf helloCash setzen. Die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format wird 2025 als neue Option zur Verfügung stehen. Damit kannst du – wenn nötig – strukturierte Rechnungen versenden, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Das ist besonders hilfreich, wenn du:
- mit Unternehmen oder Behörden zusammenarbeitest
- künftig zur Umsatzsteuerpflicht wechselst
- deine Buchhaltung stärker automatisieren möchtest
Fest steht: Als Preis-Leistungs-Sieger mit 93 % Kundenzufriedenheit liefert helloCash dir den besten Support für dein Unternehmenswachstum.
E-Rechnung für Kleinunternehmer:innen: Fragen aus der Praxis
Im Netz kursieren viele Halbwahrheiten rund um die E-Rechnungspflicht. Gerade Kleinunternehmer:innen sind oft unsicher, was sie wirklich betrifft – und was nicht.
Hier sind die häufigsten Fragen, klar und einfach beantwortet:
Müssen Kleinunternehmer:innen E-Rechnungen schreiben?
Nein. Laut § 14 UStG sowie dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15.10.2024 sind Kleinunternehmer:innen von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ausdrücklich ausgenommen (BMF-Schreiben, Abschnitt II.3).
Du darfst als Kleinunternehmer:in vorerst weiterhin auf Papier, als PDF oder per Kassensystem wie helloCash abrechnen. Wir empfehlen jedoch, schon jetzt auf ein modernes Kassensystem mit E-Rechnungsfunktion umzusteigen. So rüstest du dich für die Zukunft und optimierst deine internen Prozesse.
Darf ich Rechnungen weiterhin als PDF versenden?
Ja. Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällst, bist du nicht verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen zu versenden (BMF-Schreiben, Abschnitt II.3).
Erst bei freiwilliger Umsatzsteuerpflicht oder höherem Jahresumsatz gelten die gestaffelten Vorgaben zur E-Rechnungsausstellung.
Was ist, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Ab dem 1. Januar 2025 musst du in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu speichern – unabhängig von deiner Unternehmensgröße (BMF-Schreiben, Abschnitt II.2).
Wenn du keine entsprechende Lösung hast, kann es zu Verzögerungen oder Problemen bei der Belegverarbeitung kommen – z. B. bei Geschäftskund:innen oder Steuerberater:innen.
Welche Fristen gelten für Kleinunternehmer:innen?
Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist – sie gilt ab dem 01.01.2025 verbindlich für alle Unternehmer:innen mit Sitz in Deutschland (BMF-Schreiben, Abschnitt II.2).
Die Pflicht zur Ausstellung betrifft dich nur dann, wenn du umsatzsteuerpflichtig wirst (BMF-Schreiben, Abschnitt III.1–3).
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide Formate gelten laut BMF als rechtlich anerkannte E-Rechnungen, sofern sie den EU-Vorgaben entsprechen (BMF-Schreiben, Abschnitt I.4).
- XRechnung: XML-basiert, rein maschinenlesbar
- ZUGFeRD 2.0.1+: Hybrides Format mit PDF + XML-Daten, ideal für Kleinbetriebe und Selbstständige
helloCash unterstützt seit 2025 ZUGFeRD als Standardformat.
Die E-Rechnung in Deutschland wird auch Pflicht für Kleinunternehmer:innen
In diesem ausführlichen E-Rechnung Guide haben wir uns gemeinsam angeschaut, für wen die E-Rechnung ab 2025 verpflichtend ist, welche Rahmenbedingungen gelten und mit welchen Systemen du deine internen Abläufe vereinfachen kannst. Fest steht:
Du musst ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, bist aber noch nicht verpflichtet, selbst welche zu verschicken, solange du unter die Kleinunternehmerregelung fällst (§ 19 UStG).
Trotzdem gilt: Je früher du dich vorbereitest, desto einfacher wird der Umstieg. Und je besser deine Rechnungsprozesse heute funktionieren, desto weniger Stress hast du morgen.
Mit helloCash kannst du deine Rechnungen finanzamtkonform erstellen, deine Belege sauber archivieren und dich Schritt für Schritt an die neuen Anforderungen heranführen lassen. Kostengünstig mit Top-Support vom Preis-Leistungs-Sieger mit 93 % Kundenzufriedenheit.
helloCash ist die einfache Lösung für alle, die ihre Rechnungen im Griff haben wollen – ohne Bürokratie-Frust und ohne technische Hürden.
Klingt gut?
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Für verbindliche Auskünfte zu deiner konkreten steuerlichen Situation wende dich bitte an eine:n Steuerberater:in oder das zuständige Finanzamt.