Ab 01.01.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Wie diese genau aussieht und wie helloCash den gesetzlichen Vorgaben nachkommt, erfährst du in diesem Artikel.
Achtung: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerrechtliche Beratung und hat reinen Informationscharakter! Bitte besprich daher Details zur E-Rechnung stets auch mit deiner Steuerberatung!
Wird helloCash die E-Rechnungspflicht zeitgerecht umsetzen?
Eines gleich vorweg: Als seriöser Kassenanbieter legen wir bei helloCash natürlich allergrößten Wert auf die bestmögliche Einhaltung aller Gesetze. Darum wird diese Funktion ab 01.01.2025 im Kassensystem zur Verfügung stehen.
Was du zur E-Rechnung wissen solltest
Die E-Rechnungspflicht tritt abgestuft in Kraft.
Ab 2025 gilt die Pflicht zunächst im B2B- Bereich. Wenn an andere Unternehmen eine Rechnung über 250€ oder höher erstellt wird, genügt es somit nicht mehr , die Rechnung beispielsweise als PDF zu erstellen.
Wie implementiert helloCash die E-Rechnung im System?
Es ist hier also zukünftig ein eigenes, spezifisches Datenformat erforderlich.
Darum kümmern wir uns natürlich. Für dich sind also keine merklichen Veränderungen bei der Bedienung zu erwarten- es gibt lediglich einen zusätzlichen Menüpunkt “E-Rechnung” rechts oben nach dem Klick auf Zahlung:
Hier ist es dann für das Erstellen der E-Rechnung notwendig, eine Kundenzuweisung vorzunehmen. Dazu gehst du im gleichen Fenster links unten auf “Kundenzuweisung”. Dort kannst du entweder bereits bestehende Kunden auswählen oder neue Kunden anlegen.
Wichtig: Bei der Kundenzuweisung müssen alle notwendigen Felder ausgefüllt werden- erst dann kann die Rechnung als E- Rechnung generiert werden.
Sobald das der Fall ist, wird das grüne “Häkchen” bei der E-Rechnung aktiv und du kannst die Rechnung als E-Rechnung abschließen, indem du auf PDF, Email, etc. klickst.
Fehlen hingegen noch Daten, so wird das Feld orange und du erhältst eine Fehlermeldung:
Bitte kontrolliere also- besonders zu Beginn- ob das grüne Häkchen aktiv ist, wenn du deine Rechnung als E-Rechnung erstellen willst.
Achtung: Wenn du deine Rechnung durch Klick auf “Bon” abschließt oder das PDF als A4 Rechnung ausdruckst, kann die zusätzliche XML-Datei nicht mitübermittelt werden in Papierform- auch wenn vorher der Status bereits auf “Grün” war. Der TSE QR-Code auf der (Papier) Rechnung erfüllt alleine also nicht die Voraussetzung einer E-Rechnung. Achte also darauf, dass du diese auch digital versendest (PDF Anhang, Emailrechnung oder Digitaler Beleg) .
Es ist also stets auch die Datei, nicht nur der Ausdruck erforderlich!
Übrigens: Es wird auch weiterhin möglich sein, Rechnungen mit Kundenzuweisungen (B2C) ohne E-Rechnungsformat zu erstellen. Das grüne Häkchen muss aber in dem Fall “abgewählt” bzw. wieder entfernt werden nach der Kundenzuweisung.
Das bedeutet zusammengefasst: alle Rechnungen, die als E-Rechnung mit Kundenzuweisung (grünes Häkchen) abgeschlossen wurden, werden per Default als E-Rechnung erstellt und können auch über den Bereich “Rechnungen verwalten” als E-Rechnungs Kopie heruntergeladen werden.
Wird hier eine Rechnungskopie generiert, so wird also der neu erforderliche, standardisierte Datensatz (XML) automatisch miterstellt. Somit ist es auch möglich, allfällige Rechnungskopien im korrekten Format zu erstellen bzw. zu versenden.
Technische Details zur E-Rechnung
Die Erstellung der E-Rechnung in helloCash funktioniert im ZUGFeRD-Format. Hierbei handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem Anhang mit strukturierten Daten im XML-Format, der ausschließlich maschinenlesbar ist. Die ZUGFeRD-Rechnung wird also als PDF verschickt, welches sowohl die unstrukturierten Daten für Menschen als auch strukturierte XML-Daten enthält.
Das hat unter anderem den Vorteil, dass dieses Format auch für deine Steuerberatung leicht einlesbar ist und es dir somit bürokratischen und möglicherweise auch finanziellen Aufwand erspart.
Ausblick und weitere Schritte
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin andere Rechnungsformate, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien) verwendet werden, allerdings ist hier die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Besteht also dein Empfänger auf eine E-Rechnung, so solltest du diese dann auch erstellen können.
Ab 2028 müssen alle deutschen Unternehmen, ohne Rücksicht auf die Umsatzhöhe, elektronische Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen.
Achtung: Für B2C-Geschäfte gelten diese Regeln nicht: Möchtest du an Privatkunden E-Rechnungen erstellen, ist hier sogar die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich!
Wir werden hier natürlich zeitgerecht reagieren, sodass du dich punkto E-Rechnungspflicht entspannt zurücklehnen kannst.
Bei weiteren Fragen zur E-Rechnung wende dich bitte an deine steuerliche Vertretung. Fragen in Zusammenhang mit E-Rechnung und helloCash kann dir natürlich gerne unser hilfsbereiter Support beantworten.
Weitere spannende Einblicke in die E-Rechungs Thematik findest du auch in unserem Blog.
